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随着新冠病毒大流行在全球范围内的蔓延，取消学术会议似乎并不算是头等大事。但对于那些参与组织会议或为会议作贡献的人来说，看到自己的心血付诸东流是极为难过的。2019年，加拿大教育开发者大会（Educational Developers’ Caucus）改变了年会传统的面对面形式，而选择在线举办。
与那些现在尝试中途转向虚拟会议的活动不同，我们一开始就决定要在线上进行会议。这个想法带来了诸多好处，我们认为可以缩短会议策划时间。无需预定房间和组织住宿，就可以快速组织活动。以下是我们从经验中总结出的一些建议，或许能对那些打算在今年夏天举行机构会议的人有所帮助——也许大可不必完全取消您的会议计划。
把握好时机。我们希望确保所有加拿大机构都能在正常办公时间内参加。因此，我们将会议时间从通常的两天面对面更改为四天虚拟会议。这对某些人来说是早上，而对其他人来说是下午。在有限时间段内举行会议确实有动力和重点，但是以这种方式组织会议的主要原因是为了满足旅行时间有限的与会者的需求。如果在线运行，则可以重新定义“会议”。例如，可以在数周或数月的时间内，在固定的同一天举行一到两个小时的会议。
保持简单和熟悉。如果这是机构会议，请使用平时提供的虚拟学习环境或电话会议系统。我们的会议涉及了多个机构，因此我们选择使用Big Blue Button（BBB）作为会议平台。它不需要用户下载软件，并且BBB能够提供技术支持，包括在会议开始之前为演讲者提供培训。
社交机会和随机对话是会议最常被提及的优势。通常我们会鼓励机构在活动期间进行面对面的聚会。一些机构邀请附近的同事进行生动的讨论和会议。在病毒大流行期间，可以考虑在会议前、会议期间和会议之后创建在线小组，以便进行更多针对本地问题的对话。
同样地，海报展示是不容易被在线复制的、面对面会议的常见特点。对此，我们的解决方式是“展示柜”（Showcase），这是一个虚拟空间，参与者可以共享各种格式的资源，例如网站、视频和播客。每天同一时间也有嵌入式同步对话。会议举行一年多后，“展示柜”仍可作为资源使用。
主题演讲和并行会议相对容易安排。并行对话使我们能够容纳比同时举行会议更多的演讲者，但这确实限制了访问。如果时间不再是限制，则可以将它们分散开。除了我们团队的技术支持外，我们每场会议都有共同主持人。当有两个人时，人们就可以专注于评论区中的讨论，并在遇到问题时反映给技术人员。
虚拟会议室的主持人参加了每场会议，他们能够处理技术问题。尽管大多数会议都进行得很顺利，我们还是希望在将来的在线会议中避免一些小故障的出现，即便无故障的体验是无法保证的。所有演示者和主持人都必须参加多次培训。演讲者和与会者也都会收到在线会议指南。
提供提前访问平台的机会。我们提供了排练室，以便演讲者和参与者可以提前试用平台。我们加入了主办方录制的欢迎视频，以及为与会者提供可以撰写评论的讨论区。
会议期间及以后保持联系。我们每天早上都和参与者联系，包括欢迎词、最新信息、和可点击的便捷链接，以便他们连接会议。由于整个会议都是在线的，因此在活动结束后很容易提供对资源的访问。
这个选项并不一定保证廉价。是的，与一次完整的实体会议相比，线上会议可以大大降低成本，但不一定会消除这些成本。例如，平台可能会收取费用，主题演讲者们可能会希望获得酬金。
最后，请记住，无论您做什么，总会有一些人不喜欢在线体验。
Celia Popovic is an associate professor in the Faculty of Education at York University Toronto and Erika Kustra is director of the Centre for Teaching and Learning at the University of Windsor.
西莉亚·波波维奇系多伦多约克大学（York University Toronto）教育学院助理教授。埃里卡·库斯特拉（Erika Kustra）系温莎大学（University of Windsor）教授与学习中心主任。
本文由张万琪为泰晤士高等教育翻译。
